Organizzare le proprie giornate quando il lavoro ci coinvolge in molteplici attività, progetti a breve e lungo termine, con scadenze settimanali, mensili o addirittura annuali non è cosa da tutti, soprattutto se parliamo di una buona organizzazione dei tempi che permette di raggiungere la massima efficienza. Fare le cose al momento giusto e con le giuste scadenze è essenziale, vitale se si vuole fare un buon lavoro. Ma a patto che non vogliate impiegare la metà del tempo a vostra disposizione per ricordarvi cosa dovrete fare nelle ore e giorni successivi, il miglior consiglio e prassi è di avvalersi di strumenti che facilitano l’organizzazione e lo scandire dei tempi lavorativi.
Ci sono libri interi, opere e saggi che insegnano come organizzare il proprio tempo. Trattati scientifici ed empirici che vogliono insegnarvi come applicare differenti tecniche in grado di migliorare la vostra efficienza nella gestione delle attività e dei tempi. Il metodo GTD è probabilmente il più famoso, e molti software ne seguono le regole per offrirsi come strumento di gestione. Più che regole GTD (Getting Things Done), mi piace pensare a questo metodo più come una filosofia, cioè un approccio che si offre come suggerimento al fare bene le cose, ma che deve essere poi vestito sulla vostra taglia. Imparare a “fare una cosa” che serve per “farne altre” rischia di farvi cadere in un brutto paradosso se le azioni che stanno alla base del metodo non fanne parte della naturalezza con cui affrontate la vita di tutti i giorni.
Cerchiamo di capirci meglio. Il metodo GTD, senza dilungarsi troppo, si basa su una serie di regole fondamentali che, se applicate, secondo molti permettono di raggiunge quella famosa efficienza di cui parlavo prima. Il processo è distinto da differenti passi evolutivi e da un percorso da cui, teoricamente, non bisogna scappare. Vi rimando a questa pagina di Wikipedia in cui, se siete interessati, potete approfondire l’argomento: http://it.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done.
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Ora, non voglio dire nulla contro questo approccio, che certo funzionerà con molti manager la fuori, ma facendo parte di “quei manager la fuori”, voglio dire che se l’approccio è senz’altro vincente, la messa in pratica deve essere il più naturale possibile se vogliamo che sia efficiente. In altre parole, se siete abituati a condire l’insalata dentro una ciotola, quando sarete obbligati a farlo dentro il piatto, qualche foglia finirà sulla tovaglia fresca di lavanderia. E anche se vi obbligate ogni giorno a provare e a stare attenti a non far finire la verdura fuori dal piatto, certo aggiunge olio e aceto dentro una bacinella è un’azione che vi richiederà meno impegno e un risultato migliore. Perdonate la similitudine poco pensata, ma sto scrivendo questo pezzo nel poco tempo che la mia gestione GTD mi concede e non ne ho trovata un’altra più azzeccata.
Voglio quindi prendere tutte le regole GTD e piegarla alla mia umanità. Alle tenera età di 13 o 14 anni, ora non ricordo con esattezza, facevo già naturalmente quella che è la prima azione del metodo GTD, cioè l’elaborazione di una lista di input. Certo a quell’epoca facevo semplicemente quello che mi era più congeniale. Siccome odiavo, come odio tutt’ora, dimenticarmi le cose, quando ho un’idea da sviluppare, un’attività da fare, la inserisco in una lista. Da ragazzino l’appuntavo su un piccolo blocco che portavo con me, sostituito a breve da uno dei primi cellulari dell’epoca che lo permetteva. Ricordo che la lista (un semplice documento di testo), era divisa in “da fare” e “desideri”. Nella prima c’erano appunti come “controllare la media dei voti”, per esempio, mentre la seconda era una vera e propria lista dei desideri. In tutto vedevo un progetto che poteva riempire il tempo libero, quindi per evitare di rimanere con le mani in mano non sapendo cosa fare, appuntavo sempre tutto. Come risultato, un mese dopo l’altro ero sempre impegnato a scoprire qualcosa di nuovo.
Avendo fin da “piccolo” seguito questa pratica, usare oggi un software GTD mi viene naturale. Tutto quello su cui devo lavorare, un grande progetto o una semplice azione, viene giorno dopo giorno appuntato dentro il mio sistema GTD. Ed è qui che nasce la prima necessità di un’applicazione GTD, senza cui tutto il sistema s’incepperà, probabilmente, già dopo poche ore che avete abbracciato questa filosofia: se in ogni momento della vostra giornata, cioè durante tutte le 24 ore, non potete facilmente – facilmente! – accedere alla vostra applicazione, non riuscirete mai ad applicare in maniera efficiente il metodo GTD, preciso o personale che sia. Questo punto boccia qualsiasi software o applicazione che, di conseguenza, non sia a portata di mano sempre e in qualunque momento. In altre parole questo significa che se scegliete un’applicazione, questa deve essere sempre raggiungibile, con sforzo pari a zero. Se è un software che avete installato solo sul vostro PC dell’ufficio, il sistema non funziona. Se lo avete installato sul vostro notebook che portate sempre con voi, il sistema non funziona ugualmente. Se è un servizio web a cui potete accedere da ovunque, notebook, PC o smartphone che sia, il sistema non funziona!
Il software GTD che vorrete usare dovrà essere disponibile su qualunque vostro dispositivo, computer fisso o mobile che sia, tablet o smartphone, che ci sia o no la connessione a Internet. Sempre, ovunque e a portata di mano.
Certo, potete applicare questo metodo solo per la vostra attività professionale, ma se veramente avete bisogno di un software GTD, allora sapete bene che in ogni momento della vostra giornata, che siate in ufficio o a casa, il weekend o durante la settimana, in ogni momento potreste avere la necessità di inserire un’attività, semplicemente perché vi è venuta in mente in quel momento. Se non è così, allora probabilmente non avete bisogno di un software GTD, poiché, per vostra fortuna, un paio di appunti sparsi su un’agenda saranno sufficienti per organizzare la vostra settimana. Inoltre abbracciare il metodo GTD significa scaricare tutte le vostre idee, personali e professionali, in un sistema che si ricorderà le scadenze al posto vostro.
Una volta che avete trovato questo strumento, fra poco ve ne suggerirò uno valido, ricordatevi l’altra regola d’oro: usarlo. Certo perché se volete delegare a un sistema le vostre idee, dovrete anche consultarlo almeno una volta al giorno. Seguendo le regole del metodo, in base al tipo di attività che avete segnato, dovete svolgerà immediatamente o assegnarli una scadenza, e addirittura evitare di inserirla più volte. Il mio approccio è meno macchinoso, ma non meno efficace, basta essere sinceri con se stessi. Date una scadenza a tutte le attività, dilazionatele nei giorni, soprattutto quelle senza scadenza fissa, in base alla loro urgenza. Spostatele se non riuscite a farle, o semplicemente non ne avete voglia (non svolgete mai un’attività se non pensate di essere nella condizione mentale ottimale per affrontarla, il risultato sarà sotto le vostre aspettative, meglio rimandarla se possibile), l’importante è che a tutte assegnate sempre una scadenza.
Preferisco una buona dose di buon senso e professionalità a un rigido schema di priorità e regole, spesso assicura un risultato migliore in termini di qualità. Se il sistema GTD v’impone una regola che vi sempre troppo restrittiva, cambiatela. Come ho detto, l’approccio è corretto, ma è ancora più corretto se riuscite ad applicare un metodo a voi più congeniale, a patto di esaudire alcune regole base, che come abbiamo visto sono il compilare una lista di input, a cui è possibile accedere a alimentare in ogni momento della giornata, di tipo professionali e personali, assegnarli una scadenza, controllare le attività giornalmente e, con giudizio, rimandare quelle che non è possibile fare.
Ad esempio, secondo il GTD se un’attività vi impiega meno di due minuti dovreste farla subito. Questa regola la trovo errata in quanto non si concepisce alcun parametro d’importanza nel giudizio dei due minuti. Ci sono attività molto veloci da fare, e mentre alcune sono semplici ed effettivamente gestibili velocemente, altre che all’apparenza si possono risolvere velocemente se rimandate in un secondo momento possono portare a una scelta o un giudizio differente. Allo stesso modo, la regola della gestione dei tempi e l’inserimento delle attività in una casella di entrata (input) che richiederà in un secondo momento la distribuzione delle attività a scadenze prefissate, o nelle liste “someday” o “next”, che indicano le attività di bassa priorità da fare “prima o poi” o quelle da fare “il prima possibile”, la trovo poco calzante, almeno per quanto mi riguarda.
Se voglio la massima efficienza, voglio anche dedicare il minor tempo possibile a gestire il software di gestione GTD. Quindi preferisco assegnare quasi sempre una scadenza. Solo in pochi casi mi sono trovato a usare la lista “someday”, e in nessun caso la lista “il prima possibile”. Preferisco mettermi una scadenza per il giorno successivo e contraddistinguerla con un contrassegno di priorità (stellina, bandierina, etc).
Il software che vi suggerisco, che è ovviamente quello che sto usando da diverso tempo e con cui mi trovo bene, si chiama doit.im. La fuori ce ne sono moltissimi di software GTD, come Things, Evernote, Wunderlist, etc. Doit.im è un servizo online che offre anche le applicazioni per tutte le piattaforme, Mac, Linux, Windows, iOS, Android, etc, raggiungibile all’omonimo indirizzo www.doit.im, e che soddisfa quindi uno dei criteri di cui ho parlato precedentemente, cioè la possibilità di usarlo in qualunque momento e da qualunque dispositivo. Il software offre tutte le caratteristiche richieste dal sistema GTD, ma la sua semplicità, un’altra delle caratteristiche a mio avviso essenziali, ne permettono anche un uso più personale, come nel mio caso, dell’approccio GTD. Se il software che avete scelto non è semplice, anzi, estremamente semplice da usare, intuitivo e facile da consultare, lasciatelo subito perdere, perché la vostra gestione delle attività non deve richiedervi sforzi mentali aggiuntivi.
Quindi, se il classico sistema GTD vi sembra troppo restrittivo, o non lo avete mai usato prima, vi condivido quelle che sono le mie regole d’oro, che mi permettono ogni giorno di non dimenticare nemmeno un singolo pezzo delle mie attività, tutt’altro che poche quando si tratta di gestire un sito
-scrivete tutto quelle che vi passa nella mente nel vostro gestore di attività GTD e assegnarli subito una scadenza in base alla priorità.
-aprite il software almeno una volta al giorno e, se vi rendete conto che alcune attività non riuscirete a farle, assegnateli una nuova scadenza.
-quando assegnate una scadenza, siate sinceri con voi stessi, e gestite i vostri doveri con le giuste priorità.
Se trovate un metodo che vi permette di svolgere le vostre attività con le giuste scadenza e la qualità richiesta, allora è il metodo corretto, anche se non segue tutti i punti, o ne segue di più, di quelli definiti dal GTD. E a questo punto potete anche dormire sonni tranquilli.