Gmail, webmail, client mail, pop imap smtp, vediamo di capirci qualcosa, anzi, vediamo di capirci tutto una volta per tutte.
Io, come la maggior parte delle persone avvezze all’utilizzo di Internet, ho diverse caselle di posta elettronica, alcune per svago , altre per lavoro, e ne faccio più di uno, avevo bisogno insomma di riunire tutte le mie caselle di posta elettronica nella gestione ma nello stesso tempo continuare a tenerle separate.
Lo scenario era più o meno il seguente: mionome@freeisp.it che uso fondamentalmente per le cavolate tipo se devo provare un sito che richiede la registrazione o se voglio testare una newsletter, ad ogni modo un indirizzo immondizia – mionome@altrofreeisp.com che utilizzo per la registrazione nei siti “importanti” tipo facebook, skype, multiplayer, PSNetwork etc. – mionome@altrofreeisp.org che utilizzo per comunicazioni importanti ma sempre nella sfera personale, tipo scrivere al mio avvocato, al commercialista, inviare un curriculum etc. – mionome@miaazienda.it che uso per gestire una piccola società di informatica che ho con altri soci – mionome@altramiaazienda.com che uso per gestire l’azienda di famiglia. Riassumendo: uso, chi più chi meno, tra lavoro e svago, 5 indirizzi email.
Impiegavo più tempo a gestirle tutte che ad utilizzarle…
Cioè impiegavo più tempo ad aprire tutte le diverse webmail, con password diverse (ovviamente come per le email, ho anche diverse password con una scala di importanza precisa, quindi email meno importante, password meno importante……se vogliamo inflazionata).
Non potendo e non volendo salvare le password nei vari computer, tra ufficio, casa, altro ufficio, avevo bisogno di un accesso universale; qualcosa che mi permettesse, con una sola password nuova di zecca e blindata, di accedere a tutta la mia posta elettronica.
Avevo anche bisogno di un unico database delle email, senza averle spezzettate un po’ su questo server ed un po’ sull’altro, così da poter effettuare ricerche globali su tutte le caselle, operazioni di esportazione, archiviazione ed un ‘unica rubrica globale.
Prima di proseguire rispondo subito ad una domanda che sicuramente vi sarete fatti e cioè: perchè non usare un client di posta elettronica tipo Outlook, Thunderbird o mail, dove andare a configurare tutti gli account di posta?
Questa soluzione è sicuramente la più semplice e la più immediata ma ha degli svantaggi, ad esempio se il computer non è ad uso esclusivo, come nel caso di uno dei miei luoghi di lavoro, non è molto appropriato configurare anche account di posta elettronica personali e comunque estranei a quella situazione; a questo punto nasce una seconda domanda a cui voglio rispondere: perchè non scegliere di non memorizzare le password degli account “estranei” a quell’ambiente/situazione?
Perché dovrei reimmettere ogni volta le varie password che, tralasciando il rischio del keylogger, è di per se snervante, dopodiché capita che magari mi allontano per urgenze dalla postazione senza chiudere il client o magari mi capita di perdermi qualche mail perché non avevo effettuato l’accesso…..
La situazione che volevo avere era un client di posta elettronica installato nelle 2 postazione lavorative dove passo più tempo, che nello specifico sono un iMac ed un PC con Ubuntu nei miei due luoghi di lavoro e poter visualizzare comunque tutta la mia attività email da un’unica webmail da tutte le altre postazioni e comunque da tutto il mondo.
La necessità del client di posta elettronica è dovuta all’immediatezza di utilizzo, all’estrema personalizzazione ed alla possibilità di richiedere la classica conferma di lettura che per questioni lavorative è d’obbligo.
La struttura portante che mi ha permesso di rendere operativo tutto ciò che volevo è Gmail.
Gmail è il sistema di posta elettronica più evoluto
Gmail scarica per noi la posta di altri indirizzi email e la aggiunge a quella ricevuta dal proprio indirizzo email; si potrebbero anche configurare le varie caselle di posta non gmail, ad inviare automaticamente una copia della posta in arrivo all’indirizzo di Gmail, questa è un’opzione presente in quasi tutti i pannelli di configurazione degli ISP che offrono servizi di posta elettronica, siano essi a pagamento o gratuiti, ma nel mio caso veniva inviato anche lo spam.
Cioè prima che la posta venga depositata nella cassetta ad esempio del mio indirizzo email di lavoro (STORAGE UNIT); la posta in entrata viene filtrata (AV/AS filters) ed eventualmente viene aggiunta la dicitura “***SPAM***” all’oggetto del messaggio per poi, se il livello dello spam è alto essere depositata nella cassetta Spam o Junk altrimenti nella cassetta del destinatario del messaggio, ad ogni modo filtrato il messaggio, il server di posta mette in atto la regola di inoltro (RELAY POLICIES) di una copia all’indirizzo da me indicato su Gmail e poi procede con il recapito nella cassetta adatta (STORAGE UNIT); morale della favola mi venivano inviate anche tutte le email riconosciute come spam……….e dov’è il problema? Gmail ha il filtro antispam migliore al mondo!
Il problema c’è perché Gmail è comunque un servizio gratuito ed ha un filtro antispam molto aggressivo, oltre al fatto che non si può telefonare e lamentarsi con nessuno per aver perso una mail importante perché Google la riteneva poco importante, per cui consiglio di utilizzare i filtri antispam dei server professionali a pagamento, solitamente meno aggressivi ma più adatti allo scopo lavorativo.
Ovviamente se dovete “riunire” tante caselle mail private e se comunque non avete il problema di non poter perdere neanche una mail, utilizzate pure il metodo indicato qui sopra, avrete un recapito della posta immediato, a differenza dello scarico in POP che effettua Gmail che non è in tempo reale ma proporzionato all’attività della casella (più email riceve una casella, con più frequenza Gmail andrà a scaricarne la posta, ma pur sempre non in real time).
Ok, una volta impostati tutti gli account di posta elettronica su Gmail cominciamo ad impostare il client di posta da installare nelle postazioni di lavoro.
Io utilizzo Thunderbird semplicemente perchè è il più personalizzabile, ad ogni modo, nello specifico i motivi della mia scelta sono:
Ne esiste una versione per ogni sistema operativo.
Con il plug-in lightning gestisco perfettamente anche Google calendar.
Mail di Apple manca di tantissime opzioni tra cui la possibilità di richiedere la conferma di lettura, la possibilità di filtrare i messaggi letti e non letti e la gestione di più identità, cioè la possibilità di mandare email con diversi indirizzi email da un unico account, limite questo inaccettabile a mio avviso.
Prima di configurare Thunderbird bisogna abilitare Gmail allo scarico della posta utilizzando il protocollo IMAP, gironzolando per le impostazioni lo troverete senza problemi; nel frattempo Gmail dovrebbe avere già cominciato a scaricare posta da tutti gli account esterni, così come configurato poco fa.
Configurate l’account di Gmail su Thunderbird assicurandovi che questo utilizzi il protocollo IMAP, se tutto fila liscio dovreste avere accesso alla casella di posta elettronica Gmail.
Sempre su Thunderbird, in impostazioni account, sulla sinistra clikkate su impostazioni server e copie e poi a destra avanzate per modificare il percorso della cartella IMAP, inserite [Gmail] così com’è scritto, comprensivo di parentesi quadre (questa cosa dovrete farla anche su Iphone e altri dispositivi portatili).
In questo modo avrete un aspetto della casella meno dispersivo e più corretto.
Ora è il momento di usare le etichette ovvero le cartelle…….Proprio così, ciò che il resto del mondo chiama cartelle Gmail lo chiama etichette.
Andate su Gmail, impostazioni, etichette e create una etichetta per ogni casella di posta tranne che per l’indirizzo proprio di gmail, quindi ad esempio ammettiamo che vogliate creare l’etichetta lavoro, la dovrete chiamare “[Gmail]/lavoro” per vederla su thunderbird, dopodiché impostiamo un filtro sempre su Gmail, in maniera tale che tutta la posta che abbia come destinatario l’indirizzo di lavoro venga spostata automaticamente nella cartella/etichetta appena creata e mettiamo anche la spunta su “ignora posta in arrivo (archivia)” e su “non inviare mai a spam”, in questo modo ci siamo assicurati che tutti i messaggi per quell’indirizzo non si mischieranno con gli altri e che non verranno rifiltrati da Gmail poiché lo sono già stati sul server precedente, da cui Gmail li ha scaricati.
Create etichette e filtri per ogni casella ed il gioco è fatto; le etichette si possono creare anche dal client di posta semplicemente creando una cartella sotto la casella di posta elettronica principale.